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E-Mail-Archivierung

Nomen est omen. Der Begriff E-Mail-Archivierung bezeichnet die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von E-Mails. Grundlage für Unternehmen sind hierzulande die Bundesabgabenordnung (BAO, § 131 f.), das Unternehmensgesetzbuch (vor allem § 190 UGB) sowie das Aktien- und GmbH-Gesetz. Bei umsatzsteuer-relevanten Belegen kommen darüber hinaus die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zum Tragen. Hintergrund ist die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten, die per E-Mail versendet und erhalten werden. Für Gewerbetreibende und Unternehmer, ist die E-Mail Archivierung daher Pflicht.

Die Bundesabgabenordnung (BAO) gibt auch vor, welche Aufbewahrungsfristen dabei eingehalten werden müssen. Geschäftsdokumente müssen grundsätzlich mindestens drei Jahre archiviert werden, bei steuerrechtlich relevanter Geschäftskorrespondenz ist eine Frist von bis zu sieben Jahren vorgesehen. Und bei Korrespondenzen, die sich auf Geschäfte mit Immobilien oder Grundstücken bezieht, gilt eine Frist von mindestens 12 Jahren.

In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails in der Praxis unmöglich. Daher werden in der Praxis häufig alle E-Mails archiviert, was aber wiederum zu Problemen mit den Datenschutzrichtlinien führen kann – vor allem dann, wenn den Mitarbeitern auch eine private E-Mail-Nutzung eingeräumt wird. Eine Lösungsmöglichkeit könnte sein, wenn eine private Nutzung komplett untersagt wird. Betriebsvereinbarungen werden zwar auch als Lösung gesehen, allerdings könnte es hier dennoch zu Problemen kommen.

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