Unter einem Dokumentenmanagementsystems (DMS) versteht man die Datenbankgestütze Verwaltung und (revisionssichere) Archivierung aller elektronischen Dokumente (E-Mails, Rechnungen, Verträge usw.) eines Unternehmens. Dabei begleitet das DMS den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: Begonnen bei der Erstellung und Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung. Während elektronische Dokumente automatisch vom Dokumentenmanagementsystem erfasst werden können, gelangen Papierdokumente, wie etwa externe Rechnungen oder Verträge, über Dokumentenscanner in das System.
Gespeichert werden die Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbarem Archiv – ein Zugriff ist damit orts- und zeitunabhängig möglich. Gleichzeitig mit der Archivierung werden die Metadaten des Dokuments (Erstellungsdatum, Art des Dokuments, Schlagwörter und der darin enthaltene Text) in einer Datenbank hinterlegt. Anhand dieser Informationen können Dokumente später jederzeit schnell und punktgenau aufgefunden werden, ohne dazu zuerst in dicken Ordnern und Akten blättern zu müssen. Der gesamte Vorgang des Dokumentenmanagements ist dabei streng standardisiert.
Für Unternehmen bietet ein DMS zahlreiche Vorteile. Es wird nicht nur die Papierflut eingedämmt (Stichwort: papierloses Büro), auch der Workflow zwischen den einzelnen Abteilungen kann damit enorm beschleunigt werden, da dieser dann ausschließlich elektronisch erfolgt. Anhand definierter Parameter (Kundennummer, Projektnummer usw.) können Dokumente automatisch an die jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und von diesen bearbeitet werden. Hier wird allerdings nicht das Dokument selbst, sondern lediglich ein Link zu diesem weitergeleitet. Das Dokument bleibt als gemeinsame Datenbasis im zentralen Archiv und ist für andere weiterhin einsehbar. Innerhalb von Dokumenten können außerdem Verknüpfungen zu anderen Dokumenten oder zu auszuführende Aufgaben erstellt werden – was den Bearbeitungsprozesse im Regelfall viel effizienter gestaltet.
Außerdem haben Unternehmen hier den Vorteil, dass sämtliche Dokumente revisionssicher gespeichert werden. Diese Dokumente haben vor Behörden und Gerichten dann denselben Status wie die originalen Papierdokumente.
