Jedes E-Mail braucht ein Zuhause – Tipps für Ordnung im Posteingang
Ohne die Suchfunktion, die glücklicherweise bei den meisten E-Mail-Programmen integriert ist, wäre schon so manche wichtige Information zwischen Werbung und neuen Angeboten des Fitnessstudios verschüttet worden. Und auch so sorgt mangelnde Ordnung und Struktur im Postfach häufig für Chaos und Ineffizienz im Arbeitsablauf. Wir verraten dir hier unsere besten Tipps und Tricks, wie du bei E-Mails besser den Überblick behalten kannst.
Wenn sich bei dir nach dem Satz „Das müsstest du eigentlich als Mail haben” eine unbestimmte Unruhe breit macht, bist du nicht allein. Denn für viele bedeutet er unendliches Variieren von Begriffen in der Suchzeile des Mail-Programms oder langsames und methodischen Scrollen, bis man plötzlich im Jahr 2013 angekommen ist. Diese Art der Organisation kann zwar schöne alte Erinnerungen wecken, für die Suche nach wichtigen Information und Dokumenten ist das aber – vor allem im Arbeitskontext – enorm zeitraubend und ineffektiv. Wir erklären, wie du dein E-Mail-Postfach auf Vordermann bringen kannst und wie sich jede Mail gut bei dir aufgehoben fühlt.
Unterschlupf für jedes E-Mail
Es gibt viele E-Mail-Provider und jeder hat spezielle Features, die für einen besseren Überblick sorgen sollen. Doch nahezu alle bieten dir die Möglichkeit, Unterordner für E-Mails zu erstellen. Tatsächlich ist diese Methode, einkommende Nachrichten zu sortieren, auch die erfolgversprechendste. Denn auf diese Weise wird die Masse an Nachrichten wirkungsvoll aufgeteilt und dadurch übersichtlicher. Außerdem kannst du so anfallende Nachrichten zusätzlich in Prozesse portionieren und strukturierter abarbeiten – ein willkommener Nebeneffekt. Wir schlagen vor, diese fünf Ordner einzurichten, um E-Mails leichter wiederzufinden und so langfristig den Überblick zu behalten.
1. Antworten
Eine Nachfrage zum Status eines Projekts, die erste Version eines Textes oder eine mögliche Verabredung zum Essen. Alle E-Mails, die von dir eine Antwort oder Reaktion verlangen, kommen nach dem ersten Lesen in diesen Ordner. Diese Nachrichten zu vergessen oder nicht wiederzufinden, könnte unangenehme Folgen haben. Deswegen sollte der Ordner auch prominent platziert werden und nicht nach dem Motto „Aus den Augen, aus dem Sinn” behandelt werden. Auch Anfragen, die nicht ohne zusätzliche Vorbereitung oder Recherche beantwortet werden können, finden hier Platz, denn die Arbeit findet ja außerhalb des Mail-Programms statt.
2. Warten
Du kannst nicht alles alleine lösen. Manchmal fehlt dir vor einer endgültigen Antwort die Meinung einer Kollegin, oder das nachgefragte Projekt ist noch nicht abgeschlossen. Damit die Anfrage aber nicht immer weiter den Postfach-Strom hinunter fließt, findet sie hier einen sicheren Platz. Ist alles Notwendige für eine zufriedenstellende Antwort beisammen, wandert die E-Mail in den ersten Ordner. Oder wird direkt bearbeitet.
3. Lesen
Der Betreff klingt interessant und der Absender hat sich als gute Informationsquelle herausgestellt? Perfekt, denn diese Mail wartet in diesem Ordner auf deine ausführliche Lektüre. Gerade am Morgen, beim ersten Sichten des Mail-Eingangs, bleibt dafür oft nur wenig Zeit. Daher ist es sinnvoll, eine geeignete Ablage zu schaffen.
4. Archiv
Eben weil das Wort an verstaubte Folianten in einer Bibliothek erinnert, darfst du dich nicht verleiten lassen, diesen Ordner als „Resterampe” für nicht zuordenbare Dokumente und Mails zu verwenden. Im Gegenteil: Dieser Ordner ist für die Belege, Berichte, Rechnungen und Projekte gedacht, die zwar keine sofortige Antwort brauchen, aber doch auf keinen Fall verloren gehen sollten. Wie du die Dokumente anschließend in eine sinnvolle Dateistruktur einfügen kannst, haben wir in unserem Blogartikel „Die 4 besten Tipps gegen das digitale Ordner-Chaos” erklärt.
5. Papierkorb
Auch wenn es für eine E-Mail kein schönes Ende sein mag, schon Kurt Tucholsky wusste: Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb. Denn spätestens wenn du einmal in hektischer Suche nach einer bestimmten Mail mit dem Scrollen nicht mehr fertig wirst, fragst du dich, warum du all die unnötigen Mails nicht gleich gelöscht hast. Ja, warum eigentlich nicht?
Auch die besten Ordner nutzen nichts, wenn du sie nicht strukturiert befüllst. Das ultimative Ziel ist ein leerer Posteingang, in dem nur sehr aktuelle Mails für eine kurze Zeit stehen bleiben. Das braucht – vor allem am Anfang – ein wenig Selbstorganisation. Doch mit der Zeit und ein wenig Gewohnheit geht das Sortieren immer schneller und Ordnung wird zur Routine. Hier gibt es noch ein paar hilfreiche Tipps obendrauf:
- Nimm dir „E-Mail-Zeit”
Du musst dich nicht rund um die Uhr um dein Postfach kümmern. Wenn nicht gerade prompte Antworten gefragt sind, kannst du dich an, von dir festgelegte, Timeslots halten, in denen du E-Mails bearbeitest. Auch dabei hilft dir die obige Einteilung. Entscheide dich für das, wofür du gerade Zeit und Lust hast. Sinnvolle Timeslots könnten zum Beispiel früh am Morgen, nach dem Mittagessen und kurz vor Büroschluss liegen.
- Lass dir helfen
Viele E-Mail-Programme bieten gute Hilfen für eine bessere Organisation. Tags und Markierungen machen das Postfach übersichtlicher, ein gut eingestellter Spam-Filter nimmt deinem Papierkorb viel Arbeit ab, Alarmtöne können individualisiert werden. Wie du dich außerdem gegen Phishing-Mails schützen kannst, erfährst du in unserem Blogartikel „Ausgefischt! Phishing-Mails auf der Spur”.
- Welche Mailingliste und welchen Newsletter brauchst du wirklich?
Wenn auch der fünfte Inhalt einer Mailingliste ungelesen bleibt, wäre es vielleicht an der Zeit, dich abzumelden. Aber sicher hast du dich für manche Newsletter aus gutem Grund angemeldet, dann sind diese im „Lesen”-Ordner perfekt aufgehoben.
- Muss es eine E-Mail sein?
Gerade für Gruppen gibt es inzwischen zahlreiche gute Tools, die die Kommunikation zwischen vielen Personen erheblich besser organisieren können als E-Mails. In unserem Artikel „Gutes Teamwork: Eine Frage der Software“ haben wir verschiedene Groupware vorgestellt.
Idylle im Posteingang
Wichtig ist letztendlich, dass du dich mit der Struktur deines E-Mail-Programms wohlfühlst. Auch Chaos kann unter den richtigen Händen produktiv sein. Doch mit unseren Tipps fürs Ordnen von E-Mails kannst du dein Postfach zukünftig deutlich entspannter öffnen. Und die nächste geforderte Mail ganz elegant aus dem Hut ziehen.
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