Gutes Teamwork: Eine Frage der Software
Gemeinsames und gut vernetztes Arbeiten ist für den modernen Büroalltag essentiell. Als in Folge der Covid19-Pandemie ein großer Teil der Arbeitnehmer ins Home Office wechselte, war Schluss mit den gewohnten Arbeitsabläufen und schnellen Ad hoc-Meetings. Nicht nur deswegen braucht es geeignete Plattformen und Tools, um Kommunikation und inhaltliche Arbeit in einem Unternehmen zu organisieren. Wir erklären, warum die richtige Software so wichtig ist und welche Lösungen zu dir passen könnten.
Groupware anstatt Kaffeeküche
Telefonate und Meetings sind ja eine praktische Sache – aber mitunter auch unglaublich zeitraubend. Das mussten vor allem jene feststellen, die es gewohnt sind in mehrköpfigen Teams zusammenzuarbeiten. Fragen, die bislang innerhalb von zehn Sekunden mittels Kommunikation über zwei Schreibtische hinweg geklärt werden konnten, ziehen im Homeoffice nicht selten zwei/drei Telefonate oder eine Videokonferenz nach sich. Und auch die beliebten Team-Meetings in der Kaffeeküche, samt schnellen Info-Austausch, gibt es immer weniger.
Die Teams sind also virtuell geworden – und mit ihnen quasi auch ihre Kaffeeküchen. Diese nennen sich in ihrer virtuellen Form Groupware und sind moderne Softwarelösungen, die die Zusammenarbeit von einzelnen Arbeitsteams, Abteilungen oder aber auch ganzen Unternehmen unterstützen und managen.
Einheitliche Benutzeroberfläche
Über eine einheitliche Benutzeroberfläche können Mitarbeiter nicht nur auf sämtliche Kommunikationskanäle (E-Mail, Chats, Videomeetings, usw.) zugreifen, es werden auch Kalender, Notizen, Dokumente oder Daten auf einzelnen Laufwerken und Geräten synchronisiert. Bearbeitet ein Mitarbeiter ein wichtiges Dokument oder teilt eine Datei, stehen diese Daten bereits wenige Sekunden danach auch allen anderen Kollegen zur Verfügung.
Unabhängige Zusammenarbeit von Zeit und Ort
Ziel von Groupware-Lösungen ist es aber nicht nur, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, sondern auch eine teambasierte Zusammenarbeit über zeitliche und räumliche Entfernungen zu ermöglichen. Besonders effektiv geschieht das, wenn ein Unternehmen etwa mehrere Standorte in unterschiedlichen Ländern betreibt. Während die Mitarbeiter in Europa schlafen, kann der Kollege in den USA am Projekt weiterarbeiten und ist dabei immer am aktuellsten Stand.
Mehr Transparenz von komplexen Aufgaben
Man muss aber noch nicht einmal in eine andere Zeitzone wechseln (oder von einer Pandemie ins Homeoffice gezwungen werden), um die praktischen Seiten einer Groupware-Lösung kennenzulernen.
Unternehmensinterne Arbeitsabläufe und berufliche Aufgaben werden immer komplexer, wodurch eine effizientere Zusammenarbeit notwendig wird – vor allem bei größeren Projekten.
Groupware-Lösungen helfen bei solchen Szenarien, indem sie Mitarbeiter mithilfe von IT-Systemen untereinander vernetzen und die Informationswege auf diese Weise effektiv verkürzen und damit beschleunigen.
Oder anders gesagt: In einer Arbeitswelt, die immer mehr auf Mobilität und Flexibilität setzt, wird auf diese Weise die einfache und zeitsparende Zusammenarbeit ermöglicht. Gleichzeitig wird die Transparenz im Unternehmen erhöht, wodurch Prozesse weiter optimiert und eventuelle Doppelgleisigkeiten vermieden werden können.
Aufgaben können besser geplant, deren Erledigung kontrolliert sowie unnötige Kosten vermieden werden. Das Ergebnis des Ganzen ist eine gesteigerte Produktivität.
Videomeeting am Handy
Besonders praktisch ist übrigens, dass auf die Groupware-Lösungen geräteunabhängig – also natürlich auch via Smartphone oder Tablet – zugegriffen werden kann. Die Daten sind dank einer zentralen Datenspeicherung jederzeit verfügbar und nicht räumlich oder zeitlich eingeschränkt. Dazu werden die Daten entweder auf einem gemeinsamen Server oder in der Cloud abgespeichert.
Virtuelle Projekträume
Es besteht zudem die Möglichkeit, virtuelle Projekträume zu eröffnen. Je nachdem, welche Aufgaben ein Mitarbeiter hat, kann dieser ausschließlich auf die für ihn wesentlichen Daten zugreifen. Dateien, die seinen Aufgabenbereich nicht berühren, bleiben vor ihm verborgen. Dieser Punkt ist vor allem dann wichtig, wenn beispielsweise auch firmenfremde Mitarbeiter (Freelancer) in Projekte eingebunden werden.
Durch sichere Authentifizierungsverfahren und personendefinierte Zugriffsberechtigungen bleiben sensible und vertrauliche Daten immer bestmöglich geschützt.
Teamwork ist ein Fall für Groupware-Lösungen
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die Groupware-Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten zur Verfügung stellen. Macht man sich auf die Suche nach einem geeigneten System, kommt man also nicht umhin, sich über den Funktionsumfang und die jeweiligen Stärken und Schwächen zu informieren.
Microsoft Exchange Server
Microsoft Exchange ist der klare Marktführer im Groupware-Sektor. Die Anwendung bietet neben der klassischen Verwaltung von E-Mails auch Funktionen wie Terminkalender, Aufgaben, Kontaktverwaltung, Chats und Videomeetings . Die Software ist speziell auf die Windows-Infrastruktur zugeschnitten und braucht eine separate Software als Frontend – meist Outlook oder Office 365. Microsoft Exchange Server verschaffen vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Vorteile, da die Server auch extern angemietet werden können und deshalb keine Verwaltung der IT-Infrastruktur im eigenen Haus notwendig ist. Um allerdings die volle Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten, müsste man hier auf eine On-Premises-Lösung setzen und die Server direkt am eigenen Standort unterbringen.
G Suite
Eine Alternative zu Microsoft Exchange bietet beispielsweise Google an. In der so genannten G-Suite findet man alle erdenklichen Werkzeuge, die viele Nutzer bereits aus ihrem privaten Umfeld kennen. Gmail, Google Docs und Google Hangouts sind hier enthalten und geben Teams zahlreiche Möglichkeiten zur Kommunikation. Mit der kostenpflichtigen G-Suite-Variante bringt man die umfangreichen Funktionen gleich auch auf ein professionelles Level. Dann können nicht nur eigene E-Mail-Domain verwendet werden, auch stehen den Administratoren mehrere Verwaltungsoptionen zur Verfügung: Rechte verteilen, Gruppen zusammenstellen und Sicherheitsbeschränkungen einpflegen. G-Suite ist – klarerweise – für die Arbeit in der Cloud von Google konzipiert. Der Vorteil dabei: Alles ist perfekt eingestellt und Mitarbeiter können von jedem Ort aus arbeiten und dabei auf alle Daten zugreifen. Es ist aber nicht möglich, die Programme über einen eigenen Server laufen zu lassen.
Open Source Lösungen:
Auf Open Source-Varianten setzen sowohl Kolab als auch Zimbra. Beide können frei verwendet und mit genügend Fachwissen auch den eigenen Bedürfnissen angepasst werden.
Kolab
Kolab hat seinen Ursprung übrigens im deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Daher ist es auch kaum verwunderlich, dass Kolab sehr auf Sicherheit und Datenschutz achtet. Die Software kann entweder selbst auf einem Linux-System installiert werden, oder man greift auf die Dienste von Kolab Enterprise zurück und nutzt eine gehostete Cloud-Lösung.
Zimbra
Auch bei Zimbra kann man sich zwischen einer Gratisversion und einer kostenpflichtigen Variante entscheiden. Mit letzterer sind auch Verbindungen (per MAPI) zu E-Mail-Clients wie beispielsweise Outlook möglich.
Kerio Connect
Ebenfalls einen Blick wert ist Connect von Kerio Technologies. Der Mailserver läuft praktischerweise unter Linux, Windows und auch macOS. Laut Hersteller soll die Einrichtung zudem nur schlanke 20 Minuten brauchen – egal ob lokales Rechenzentrum oder via Cloud. Ein Highlight von Kerio Connect ist der eigene Instant-Messaging-Dienst. Hierüber können Mitarbeiter schnell Informationen miteinander austauschen, ohne eine komplette E-Mail schreiben zu müssen.
Mozilla Thunderbird
Mozilla Thunderbird gilt bei vielen Anwendern als beliebte und bewährte Open Source-Alternative zu Outlook. Was die wenigsten wissen: Thunderbird kann mehr, als nur ein einfacher E-Mail-Client zu sein. Mit dem Kalender-Add-on Lightning erhalten Nutzer neben der E-Mail-Funktion auch die Features Kalender, Termin- und Aufgabenverwaltung (ToDos und Tasks).
GroupWise
Auch Micro Focus mischt mit GroupWise in diesem Software-Sektor mit. Die Lösung des britischen Anbieters bietet eine E-Mail-, Kalender-, Kontakt- und Aufgabenverwaltung sowie einen eigenen Instant-Messaging-Dienst. Client-Programme gibt es für Windows, Linux und macOS. Mit dem Open Enterprise Server steht für Unternehmen zudem ein eigener Datei-, Drucker- und Netzwerkservice bereit.
Weitere Groupware-Anbieter
Welche Lösung passt perfekt?
Immer noch nutzen Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlichster Tools, um zu kommunizieren, koordinieren und zu kooperieren. Gemailt wird via Outlook, gechattet mittels Slack, Videomeetings laufen über Zoom und gemeinsame Dokumente werden auf Dropbox oder Google Drive hochgeladen und geteilt.
Unsere Auswahl ist winzig gegen das riesige Angebot an Groupware auf dem Markt. Doch sie zeigt, dass es ganz unterschiedliche Varianten gibt, Lösungen für effektiveres gemeinsames Arbeiten zu finden.
Ob du dich dabei auf ganzheitliche All-inclusive-Angebote verlässt oder nach dem Baukastenprinzip vorgehst, kommt auf die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens und natürlich auch auf deine eigenen Vorlieben an.
Falls du gar keinen Überblick mehr hast, welche Softwares dein Unternehmen alles besitzt oder welche sinnvoll wären, bieten wir dir eine Analyse deiner bestehenden Software an, beraten dich und verwalten deine Lizenzen. Mehr dazu findest du hier.
Du hast Fragen zu Groupware-Lösungen?
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Jochen Jasch
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