8 Bausteine für die perfekte Abwesenheitsnotiz

8 Bausteine für die perfekte Abwesenheitsnotiz

Endlich ist es soweit, der letzte Arbeitstag vor deinem wohlverdienten Urlaub ist gekommen. Jetzt gibt es nur noch eine Sache zu tun: deine Abwesenheitsnotiz zu schreiben. Das ist jedoch leichter gesagt als getan, denn bei dieser kurzen, automatisierten E-Mail Antwort gibt es einiges zu beachten. Wir erklären dir Schritt für Schritt, welche Informationen unbedingt hinein müssen und welche du lieber weglassen solltest.

Mehr als nur ein Zweizeiler

Hand auf’s Herz: Die Abwesenheitsnotiz wird fast immer auf den letzten Drücker geschrieben – oder sogar völlig vergessen. Nur wenige machen sich ernsthafte Gedanken darüber, welche Informationen man mit welchem Ton hineinpackt, unabhängig davon ob Geschäftsführer oder Mitarbeitende die Verfasser sind. Dabei ist eine Abwesenheitsnotiz im weiten Sinne auch die Visitenkarte deines Unternehmens, das Aushängeschild für deine Kundinnen und Kunden, die sich trotz deiner Abwesenheit aufgehoben fühlen wollen.

First things first: Abwesenheitsnotiz anlegen

Egal welches E-Mail-Programm du verwendest, zunächst einmal solltest du deinen Abwesenheitsassistenten einrichten. Der kann teilweise ziemlich versteckt sein, wir haben daher einige der größten Anbieter herausgepickt und deren jeweilige Anleitung verlinkt:

Die 8 Bausteine einer guten Abwesenheitsnotiz

Egal ob Outlook oder Gmail, es gibt ein paar Informationen, die du vor deiner Abreise auf jeden Fall in deine Abwesenheitsnotiz inkludieren solltest. Wir haben diese acht Bausteine zusammengefasst:

1. Betreff : Mach den Empfängerinnen und Empfängern bereits im Betreff klar, worum es geht. Es ist üblich, kein Blatt vor den Mund zu nehmen und sofort das Wort „Abwesenheitsnotiz“ in den Betreff zu schreiben. Du musst aber auch nicht direkt zeigen, worum es geht. Alternativ kannst du hier also ruhig „Bitte um etwas Geduld“ schreiben.

2. Anrede: Der Text jeder Abwesenheitsnotiz sollte mit einer Anrede begonnen werden. Da die automatische Antwort ja nicht genau weiß, wer dir da geschrieben hat, empfiehlt es sich, eine förmliche Anrede zu wählen, die beide Geschlechter anspricht.

3. Dank: Der Dank für die Nachricht kann sowohl separat, als auch in Verbindung mit der Anrede erfolgen. Egal wofür du dich entscheidest, du suggerierst den Absendenden dadurch Wertschätzung, auch wenn du gerade nicht erreichbar bist.

4. Zeitraum der Abwesenheit: Im Herzstück der Abwesenheitsnotiz sollte klipp und klar stehen, von wann bis wann du nicht erreichbar bist. Wahlweise kannst du natürlich auch den Grund deiner Abwesenheit angeben, das ist jedoch kein Muss. Andersherum: Wenn du für eine unbestimmte Zeit abwesend bist, genügt es, nur den Grund zu nennen.

5. Weiterleitung: Teile den Empfängerinnen und Empfängern mit, was mit ihren E-Mails während deiner Abwesenheit passiert: Bleiben sie in deinem Postfach oder werden sie weitergeleitet? Je nach Klientel kann es hier durchaus sinnvoll sein, E-Mails nicht weiterzuleiten und einen bestimmten Grund anzugeben.

6. Alternative: Jemand deiner Kolleginnen oder Kollegen hat das Glück, dich während deiner Abwesenheit zu vertreten? Teile auch das den Empfängerinnen mit. Schreibe dazu, wer dich währenddessen vertritt und wie man diese Person erreichen kann. Dabei solltest du die Vertretung nur auf Notfälle reduzieren, um weniger dringliche Anliegen herauszufiltern – und deine Kolleginnen und Kollegen zu schonen.

7. Schlussformel: Wie in einer normalen E-Mail ist es auch bei einer automatischen Antwort üblich, ein Schlusswort am Ende anzuführen. Je nach deiner Klientel kannst du hier, ähnlich wie bei deiner Grußformel, zwischen einer förmlichen oder legeren Alternative wählen.

8. Internationalität: Wenn du mit Kolleginnen und Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeitest, solltest du nicht vergessen, deine Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch zu schreiben. Hier ist es wichtig zu beachten, dass sich die Angabe von Datumsangaben vom Deutschen unterscheidet.

Immer den richtigen Ton treffen

Denk bei der Formulierung deiner Abwesenheitsnotiz immer daran, wer Ihre Nachricht liest. Grundsätzlich gilt hier: Je größer der Leserkreis, desto allgemeiner sollte man die Nachricht schreiben. Außerdem solltest du die Unternehmenskultur immer im Hinterkopf behalten, um dich nicht im Ton zu vergreifen. Eine Nachricht wie:

Hallo Leute,
ihr wisst ja schon, dass ich jetzt erstmal im Urlaub bin.
Liebe Grüße und haltet durch ohne mich!

…mag für deine persönlichen Kontakte durchaus adäquat erscheinen, für andere Kolleginnen und Kollegen oder Kunden ist sie jedoch der falsche Ansatz.

Inspiration gefällig?

Diskutier doch einfach gemeinsam mit deinen Kolleginnen und Kollegen, wie ihr eure Firmenabwesenheitsnotiz gemeinsam gestalten könnt, um nach außen hin einheitlich zu kommunzieren. Egal welchen Ton ihr dabei wählt, formell oder informell, achte darauf, dass die oben vorgestellten Bausteine vorhanden sind.

Und noch ein Tipp zum Schluss: Plan das Anlegen der Abwesenheitsnotiz vor deinem Urlaub als To-do ein, um unnötigen Stress zu vermeiden. In diesem Sinne: Schönen Urlaub!

Copy, Paste, Go! – Hier sind die besten Abwesenheits-Vorlagen

Damit du nicht lange grübeln musst, was jetzt die richtige Formulierung für dein Unternehmen ist, haben wir hier ein paar Beispieltexte für alle Fälle vorbereitet:


Formelle Abwesenheitsnotiz 1

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit im Urlaub.
Gerne können Sie mich ab Montag, den 13.07.2020 wieder erreichen.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre E-Mail (aus Gründen der Vertraulichkeit) nicht weitergeleitet wird.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann: max.mustermann@beispiel.at.

Mit freundlichen Grüßen,
Maria Musterfrau


Formelle Abwesenheitsnotiz 2

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Guten Tag,

danke für Ihre Nachricht. Ich bin zurzeit im Urlaub und ab Montag, den 13.07.2020 gerne wieder für Sie erreichbar. Bis dahin vertritt mich mein Kollege Max Mustermann. Sie können Ihn entweder per Mail max.mustermann@beispiel.at oder telefonisch unter +43 664 1234567 erreichen. Ich bedanke mich für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,
Maria Musterfrau


Informelle Abwesenheitsnotiz an Kunden

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Lieber Absender,

vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin bis Montag, den 13.07.2020 im Urlaub und werde Ihre Mail leider nicht bearbeiten. Zögern Sie in dringenden Fällen jedoch nicht, meinen Kollegen Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at) anzuschreiben, da Ihre Mail nicht weitergeleitet wird. Ich bedanke mich für Ihr Verständnis.

Ich freue mich darauf, bald wieder für Sie da zu sein.

Herzliche Grüße,
Maria Musterfrau


Informelle Abwesenheitsnotiz an Kollegen

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wenn ihr das lest, bin ich schon im Urlaub. Aber keine Sorge, ab dem 13.07.2020 bin ich wieder für euch da! In dringenden Fällen wendet euch bitte an Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at), der mich freundlicherweise vertritt.

Liebe Grüße,
Maria Musterfrau


Abwesenheitsnotiz im Krankheitsfall

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Guten Tag,

aus gesundheitlichen Gründen bin ich für unbestimmte Zeit nicht erreichbar. Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich mich bei Ihnen melden. Wenn Ihr Anliegen dringend ist, kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at). Er hilft Ihnen während meiner Abwesenheit gerne weiter. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird.

Mit freundlichen Grüßen
Maria Musterfrau


Englisch (formell)

Betreff: Out of Office Message

Thank you for your email.

Please note that I am currently on vacation with no access to my mail account. I will be back on 13 July 2020 and will respond to you as soon as possible. For urgent matters please contact my colleague Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at). Your email will not be forwarded automatically. Thank you for your understanding.

Sincerely, Maria Musterfrau


Englisch (informell)

Betreff: Out of Office Message

Hello,

thanks for your message! I’m currently out of office until 13 July 2020. I won’t be able to read my mails until then. If it’s urgent, you can contact my colleague Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at) and he’ll be happy to help.
I wish you all the best!

Kind regards, Maria Musterfrau

Paste & Delete: Von diesen Formulierungen solltest du lieber Abstand nehmen

Im E-Mail-Verkehr mit Kundinnen und Kunden ist man mit formellen Abwesenheitsnotizen immer auf der richtigen Seite. Doch auch wenn du nur mit Kolleginnen und Kollegen per Mail kommunizierst, bedeutet das nicht Narrenfreiheit! Auf Stilmittel wie Schadenfreude oder Ignoranz solltest du lieber verzichten. Auch irrelevante Zusätze, die nichts mit deiner Abwesenheit zu tun haben, sind fehl am Platz. Auch hier gilt: Weniger ist mehr! Da „worst practices“ aber immer für ein bisschen Unterhaltung gut sind, haben wir auch hier einige Beispiele für dich (natürlich nur zur Veranschaulichung):

Betreff: Die Insel ruft!
Endlich bin ich in meinem wohlverdienten (!) Urlaub, liebe Freunde! Ich flüchte vom Schreibtisch erstmal Richtung Dichtung, tausche Anzug gegen Badehose und lass’ es mir am Ballermann mal so richtig gut gehen – ein bisschen Spaß muss sein! 🍹

Tschüssikowski und haltet die Ohren steif!
Euer Ralf 😎

Betreff: Nicht da
Ich bin nicht da, schickt mir keine Mails. LG Paula

Betreff: Jobwechsel
Ich bin derzeit in einem Vorstellungsgespräch. Wenn ich die Stelle nicht bekommen habe, melde ich mich wieder bei euch. 😉 Kleiner Spaß, bin ab Dienstag (leider) wieder im Laden. Bis dann, euer Jonas

Betreff: Error 404
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Sebastian Hinterseer, Leiter Kundenbetreuung

Sebastian Hinterseer

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