Ordnerstruktur – die 5 besten Tipps gegen das digitale Chaos

Tipps gegen das digitale Ordner-Chaos

Ineffiziente Systeme für die digitale Speicherung von Dokumenten werden im Alltag immer wieder lästig und sorgen im Arbeitskontext für Frust und den Verlust wertvoller Zeit. Höchste Zeit bei der digitalen Ordnung klar Schiff zu machen! Am besten mit unseren fünf Tipps für einen aufgeräumten Online-Haushalt.

Wer schon einmal in einer fremden Küche gekocht hat, wird sich spätestens dort zum ersten Mal Gedanken über Ordnungssysteme gemacht haben. Dieses Beispiel aus dem häuslichen Bereich lässt sich problemlos auf das Arbeiten am Computer übertragen. Denn in einer unübersichtlichen und willkürlichen Ordnerstruktur gerät die Suche nach Dokumenten schnell zur organisatorischen Irrfahrt. Mit unseren fünf Online-Haushaltstipps für eine bessere Ordnerstruktur kannst du dir Zeit sparen und in Zukunft effizienter arbeiten.

1. Suche dir eine Struktur. Und bleib dabei!

Ordner als „Gefäße für Dokumente“ haben sich an so ziemlich jedem Arbeitsplatz eingebürgert. Doch wie und ob du diese Ordner überhaupt miteinander verknüpfst, ist eine entscheidende Frage. Grob kann man zwischen drei Ablagesystemen unterscheiden, die jeweils ihrer eigenen Logik folgen.

Eine horizontale Ordnerstruktur geht ins Detail und hat viele Ordner auf einer Ebene zur Folge.

Horizontal

Der Horizont ist weit und er bietet viel Platz für Ordner. Mit neuen Dokumenten geht die Ablage meist in die Breite, das heißt, dass tendenziell für neue Dokumente auch mehr neue Ordner entstehen. Das macht es sehr wahrscheinlich, das gesuchte Dokument zu finden, wenn man weiß, wo man hin möchte. Doch im Zweifelsfall scrollst du durch eine riesige Liste und siehst die Ordnung vor lauter Datei-Ordnern nicht mehr.

Die vertikale Ordnerstruktur folgt einer internen Logik, die in der Regel schnell zum Ziel führt.

Vertikal

Wie ein Stammbaum verästelt sich diese Ablagestruktur immer weiter. Auf eine erste Ebene mit drei Ordnern folgt dann schnell eine Unterebene mit sechs Pfaden, die sich jeweils wieder in vier Ordner aufteilen usw. Das hat eine hohe interne Logik und soll stringent zum Ziel führen. Bietet aber auch die hohe Chance, dass du dich in all den Abzweigungen verirrst und bis du es bemerkt hast, bist du bei der Personalakte einer vor zwei Jahren pensionierten Kollegin, statt bei der aktuellen Version der Corporate Identity.

Die minimalistische Ordnerstruktur besteht aus wenigen Ordnern, die viele Dokumente beinhalten.

Minimalistisch

Minimalisten haben nicht viele Ordner, dafür aber sehr große. Sie suchen möglichst allgemeine Über-Ordner, in die dann alles Nachkommende eingeordnet wird. Ohne die Suchfunktion bist du für diese Methode nicht gut genug ausgerüstet.

2. Ordnung muss kollektiv sein!

Anders als in der heimischen Küche, wo meistens nur du selbst kochst, ist die Ordnerstruktur innerhalb einer Firma eine kollektive Angelegenheit. Verschiebt, löscht und markiert jeder unkoordiniert vor sich hin, helfen auch die besten und strukturiertesten Intentionen der Einzelnen nichts. Bei der Verbesserung der Auffindbarkeit von Dokumenten zählen also nur Maßnahmen, die für alle gelten und von denen jeder weiß. Gerade in Zeiten von Cloud-Lösungen, wie z. B. mit Google Drive, müssen alle darauf achten, dass die Struktur nicht verwildert, auch wenn alle darauf Zugriff haben.

3. Magical Number Seven

Bereits in den Sechzigern fand der Psychologe George A. Miller heraus, dass die Zahl Sieben und das menschliche Gedächtnis in einer besonderen Beziehung zueinander stehen. Diese Magical Number Seven sei laut Miller die maximale Anzahl an Informationseinheiten, die ein Mensch im Kurzzeitgedächtnis behalten kann. Diese Theorie fand in vielen Feldern Beachtung, für deine Dokumenten-Ordner heißt sie folgendes: Niemals mehr als sieben (+/- zwei) Ordner pro Hierarchieebene! Dieser Ansatz berücksichtigt die Kapazitäten des menschlichen Gehirns und macht Einsichten der Psychologie für den Arbeitsalltag fruchtbar. Und gibt dir nebenbei eine ganz einfache Faustregel an die Hand, an die du dich (fast) immer halten kannst.

4. Benenne deine Ordner und Dateien richtig

Ordner und Dateien werden in der Regel alphabetisch geordnet. Um dies für eine Struktur nach eigenem Geschmack zu umgehen, empfiehlt es sich die Ordner zusätzlich mit Zahlen zu versehen und damit in die gewünschte Reihung zu bringen. Zum Beispiel: 01_Strategie, 02_Personal, 03_Finanz, usw.

Der Dateiname sollte möglichst beschreibend sein, eine Dateibenennung zusammengesetzt aus Datum, Dateibeschreibung, Versionsnummer und Dateiersteller- bzw. Dateibearbeiter-Namenskürzel ist schon mal ein guter Start. Zum Beispiel heißt bei mir die Textdatei für diesen Blogbeitrag: „2021-05-27_Blogbeitrag-Ordnerstruktur_wd_v03.txt“

5. Lass dir helfen!

Du bist nicht allein auf deiner Suche nach verloren geglaubten Dokumenten und einer sinnvollen Lösung für eine bessere Ordnung. Stattdessen gibt es zahlreiche kleine Hilfen, die dir das Auffinden und Abspeichern für die Zukunft erleichtern. Denn auch das intuitivste System muss nicht alle Probleme ganz allein lösen.

  • Wegweiser und Landkarten benutzen: Es ist nicht verboten, manche Abzweigungen aufzuschreiben, um später spicken zu können. Viele Betriebssysteme lassen außerdem Tags und Markierungen zu, mit denen du besonders häufig genutzte Ordner kennzeichnen kannst.
  • Vorlagen erstellen und kopieren: Müssen neue Ordner angelegt werden, hilft es, eine Vorlage parat zu haben. Diese kannst du dann mit sämtlichen Ordnern und Unter-Ordner bequem kopieren. In Unternehmen hilft das auch neuen Mitarbeitern sich schneller zurechtzufinden.
  • Das Rad nicht neu erfinden: VViele Programme und Betriebssysteme geben schon eigene Ordnerstrukturen vor, wie z. B. bei der Ablage von Musik auf iTunes. Meistens ist es nicht sinnvoll, sich gegen diese vorgegebenen Muster zu wehren. Doch auch bei Freunden und anderen Abteilungen lohnt sich ein Blick, wie die es mit ihren Dateien halten.

Ordnung im virtuellen Haushalt

Was anderen wie die vollkommene Anarchie vorkommen mag, ist für die einen die perfekt eingerichtete Küche. Und so hat auch am Computer jeder seinen Weg gefunden, Dokumente abzuspeichern und zu finden. Doch sobald, wie in einem Unternehmen, mehrere Menschen sich auf einen aufgeräumten digitalen Dateien-Schrank verlassen müssen, braucht es ein Konzept. Und das ist am besten so übersichtlich, allgemeingültig und konsequent wie möglich. Schaffst du es, unsere fünf Tipps zu befolgen, gehören die Irrfahrten durch die Strudel und Abzweigungen der Datei-Ordner der Vergangenheit an.


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