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IT-Infrastruktur – never change a running system?

Moderne IT-Infrastruktur

Die IT-Infrastruktur ist inzwischen das Rückgrat eines jeden Unternehmens – egal ob globaler Konzern oder lokales, österreichisches KMU. Gleichzeitig ist die IT aber sehr oft auch seine Achillesferse. Fakt ist: Ohne zeitgemäße IT-Systeme sind die Zukunftsaussichten für Unternehmen düster.

Man soll den Teufel ja nicht an die Wand malen – aber ab und an kommt man daran nicht vorbei. Dabei geht’s hier nicht um beliebte Schlagwörter wie Digitalisierung, Internet of Things, Smart Factory oder Artificial Intelligence, die bei jeder Gelegenheit gerne durch die Medien getrommelt werden. Sondern hauptsächlich um ganz simple, alltägliche Funktionen und Vorgänge. Nicht funktionierende E-Mail-Server, löchrige Cloudspeicher oder eine Gesamtperformance, die nicht einmal eine Weinbergschnecke beeindrucken würde.

Solche Probleme sind weitaus greifbarer, nachvollziehbarer und vor allem realer, als das schönste IT-Zukunftsprojekt. Abgesehen davon, dass man sich über Themen, wie etwa die durchgängige Digitalisierung eines Unternehmens, ohnehin erst dann ernsthafte Gedanken machen sollte, wenn auch die technologische Basis der IT-Infrastruktur zukunftsfähig ist.

Initialzündung DSGVO

In diesem Sinne hatte die Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung auch ihr Gutes. Sorgte sie (oder besser gesagt: die angedrohten Strafen) doch dafür, dass die IT-Infrastruktur in vielen Unternehmen wieder verstärkt in den Blickpunkt geriet. Kundendaten werden schließlich im Regelfall elektronisch gespeichert und diese müssen der Verordnung entsprechend sicher verwahrt werden. Und nicht zuletzt greift die DSGVO schließlich auch bei E-Mails oder Diensthandys. Zahlreiche Unternehmen haben im Vorjahr die Gunst der Stunde genutzt, um ihre gesamte IT auf den Prüfstand zu stellen und gleich den modernen Erfordernissen anzupassen.

Noch viel mehr Unternehmen haben sich aber einmal mehr damit begnügt, lediglich die sprichwörtlichen Löcher zu stopfen, die durch die neuen gesetzlichen Vorgaben gerissen wurden. Ein Vorgehen, dass auf den ersten Blick zwar kostengünstig und sinnvoll erscheinen mag, sich auf den zweiten Blick aber schnell rächen kann. IT ist nämlich nicht nur Datenschutz, IT ist auch das geschäftliche Rückgrat eines jeden Unternehmens und der Antrieb fürs zukünftige Business.

Welche Faktoren bestimmen eine moderne IT-Infrastruktur?

Im Grunde lassen sich die Anforderungen an eine moderne IT-Infrastruktur auf zwei Schlagwörter herunterbrechen: Performance und Verfügbarkeit.

Leistungsfähig und zuverlässig muss sie also sein. Steht die IT einmal still, geht auch im Unternehmen oft nichts mehr. Und das wirkt sich in der Folge auch auf die Kundenzufriedenheit aus. Zu den reinen Kosten des Betriebsausfalls kommt also noch der Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern hinzu. Umso schlimmer wird’s, je intensiver ein Unternehmen auf Computer angewiesen ist.

Oder anders gesagt: eine Zwei-Mann-Tischlerei wird einen vorübergehenden IT-Ausfall wahrscheinlich weniger stark merken, als ein KMU, das einen Online-Shop betreibt. Können Bestellungen nicht aufgenommen beziehungsweise abgewickelt werden, wird’s hier schon nach wenigen Tagen sehr kritisch – der Mitbewerber ist ja oft nur einen Mausklick entfernt.

Ein besonderes Augenmerk sollte man hier übrigens auch auf die Flexibilität und Agilität der Systeme legen. Will heißen: Die IT muss jederzeit in der Lage sein, sich allen geänderten Anforderungen anzupassen. Nur so wird auch das Unternehmen selbst in die Lage versetzt, schnell und effizient auf neue Marktgegebenheiten, Mitbewerber und Herausforderungen zu reagieren.

Aktuell sieht die Situation in Österreichs KMU-Landschaft freilich ein wenig anders aus. Viele im Betrieb befindlichen IT-Systeme sind zwei bis drei Generationen alt und können den heutigen Ansprüchen dadurch nicht mehr gerecht werden. Themen wie Datensicherheit, -verfügbarkeit, -konsistenz und Lesbarkeit sind nicht mehr durchgängig gewährleistet. Das geht gut, solange halt nix passiert…

Eine Kosten- und Partnerfrage

Zugegeben: Flexible und agile IT-Strukturen sind für kleine und mittlere Unternehmen eine große finanzielle Herausforderung. Nicht selten fehlen einem Unternehmen ganz einfach die nötigen Mittel, um all die Wünsche und Bedürfnisse zu erfüllen. Abhilfe kann hier aber der Einsatz neuer IT-Betriebsmodelle bieten, wie etwa Managed Services, Cloud Computing-Angebote oder gar das Hosting der eigenen IT-Infrastruktur bei einem externen Dienstleister. Damit sind auch KMU ohne großem IT-Budget in der Lage technologisch ganz vorne mitzuspielen. Um an dieser Stelle auch gleich eine groben Kostenüberblick zu liefern: mit 20 bis 60 Euro pro Monat und Mitarbeiter muss man beim Outsourcen ungefähr rechnen – abhängig natürlich vom jeweiligen Leistungsumfang.

Der Kostenfaktor sollte aber nur einen Teil der Überlegungen darstellen. Viel wichtiger ist hier die Wahl eines zuverlässigen und vertrauenswürdigen Partners. Nur ein IT-Dienstleister, der auch wirklich hält, was er verspricht und auch das dafür nötige Know-How und das Personal hat, sollte hier in Frage kommen. Leider ist die Situation bei den heimischen KMU aktuell so, dass die IT-Betreuung im Regelfall sehr reaktiv ist. Das heißt: wenn’s einmal brennt, wird nach Möglichkeit gelöscht – aber natürlich nur, sofern der jeweilige Betreuer gerade erreichbar ist. Auch viele IT-Dienstleister sind strukturell bzw. personell nämlich eher spärlich aufgestellt.

Größere KMU regeln ihre IT-Angelegenheiten mitunter auch selbst. Die entsprechenden Mitarbeiter sind allerdings sehr oft nicht ausreichend (und schon gar nicht aktuell) geschult und haben im Regelfall auch nicht die Zeit bzw. das Spezialwissen, um ein Unternehmen gesamthaft in Sachen IT zu betreuen. Nicht selten haben sie nämlich auch andere Aufgaben im Unternehmen und erledigen die IT-Betreuung quasi nebenbei. Das ist insofern beachtlich, als dass Geschäftsführer von AGs und GmbHs immerhin persönlich haftbar sind, falls die die IT-Infrastruktur angegriffen wird oder es zu einem Datenverlust kommt.

Externes Knowhow

Der Einsatz externer IT-Dienstleisters kann also nicht nur in Bezug auf die Kosten eine praktikable Lösung sein. Es wird nur dort investiert, wo dies für den Geschäftserfolg notwendig ist. Services vom Dienstleister werden in der Regel nutzungsabhängig bezahlt und sind zudem deutlich günstiger, als sich die IT selbst in den Keller zu stellen. Und was man ebenfalls nicht vergessen darf: IT-Dienstleister bringen ein Know-How mit, das intern nicht zur Verfügung stehen würde. Und das wirkt sich dann auch positiv auf die zuvor genannten Faktoren Performance, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Agilität sowie auf die Sicherheit aus.

Apropos Performance: Der Hauptgrund für die Entscheidung zum IT-Outsourcing ist die hohe Verfügbarkeit und eine viel höhere Datensicherheit in einem Rechenzentrum. Eine solche kann mit einer lokalen IT-Infrastruktur nur schwer gewährleistet werden und ist in der Umsetzung und in der Betreuung sehr aufwendig.


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