Tipps zur Auswahl eines IT-Dienstleisters

Von |26.02.2018|
Tipps zur Auswahl des IT Dienstleisters

Viele Unternehmen scheitern daran den richtigen IT-Dienstleister auszuwählen.

Dieser Leitfaden soll dich dabei unterstützen, den für dich perfekten IT-Partner zu finden. Sei es für das anstehende IT-Projekt oder für die laufende IT-Betreuung. Denn durch die Kombination von richtig gewählter Technologie und dem richtigen IT-Partner steigen die Erfolgsaussichten in deinem Unternehmen dramatisch.

Mögen deine IT-Projekte immer on time, on budget und on specs sein!

Auswahl IT-Dienstleister
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1. Organisiere dein Team

Noch bevor du dir einen externen Partner für dein anstehendes IT-Projekt aussuchst, stelle dein internes Projektteam zusammen.
Dabei ist es wichtig Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens zu berücksichtigen:

Management
Suche dir Rückendeckung aus dem Management, damit hat dein Projekt größere Chancen erfolgreich umgesetzt zu werden.

Kollegen
Involviere deine Kollegen frühzeitig in dein IT-Projekt und leiste Überzeugungsarbeit. Fordere ihren Input ein und berücksichtige die Ideen und Gedanken bei der Auswahl von Technologie und Partner. Sei dir im Klaren, dass hauptsächlich dein Team an der Umsetzung des Projektes arbeiten wird.

Anwender
Vergiss nicht darauf, auch die Anwender in das Projekt einzubeziehen. Sie müssen im Daily Business mit der angestrebten IT-Lösung arbeiten und leben.

2. Erstelle eine Shortlist

Eine Google Recherche ist ein guter Start, bringt aber oft nicht die gewünschten Ergebnisse.
Benutze für deine IT-Partner Shortlist möglichst viele Quellen.

Frage deine Hardware und Software Lieferanten
Viele deiner Lieferanten können dir mit einer Empfehlung weiterhelfen. Insbesondere wenn es um die Implementierung eine spezifische Technologie geht, kann dir der Hersteller oft weiterhelfen. Sehr oft arbeiten die Hersteller mit zertifizierten IT-Servicepartnern zusammen.

Frage deine Geschäftskollegen
Erkundige dich bei deinen Geschäftskollegen. Viele von ihnen werden schon ähnliche IT-Projekte umgesetzt haben und können dir mit Empfehlungen zur Seite stehen.

Schau, wer in deiner Region erfolgreich ist
Für die meisten Projekte ist es sinnvoller, wenn die IT-Firma aus deiner Region ist oder zumindest eine Niederlassung hat. Spätestens, wenn es an die Umsetzung des IT-Projektes geht, ist ein regionaler Ansprechpartner von großem Vorteil. Auch bei der laufenden Betreuung hat der lokale IT-Partner den Vorteil einer größeren Verbundenheit und der kürzeren Wege.
Manchmal macht es aber sehr wohl Sinn, sich auch außerhalb seiner Region umzusehen. Speziell wenn das benötigte Fachwissen nicht verfügbar ist, oder die gesuchte Motivation mangels Wettbewerb fehlt.

Hole dir zusätzliche Informationen
Sobald du dir eine Liste mit potentiellen IT-Firmen angelegt hast, geht es jetzt darum, die ersten auch gleich wieder von der Liste zu streichen. Schau dir folgende Kennzahlen an:

  • Anzahl der Mitarbeiter
  • Anzahl der Kunden
  • Anzahl der Referenzen
  • Jahresumsatz
  • Historie des Unternehmens
  • Struktur des Unternehmens

Die Antworten auf diese Fragen, sagen jetzt nicht viel über die Leistungsfähigkeit des jeweiligen Unternehmens und des Team aus. Sie geben dir aber eine Idee, über die finanzielle Stabilität des Unternehmens.

3. Treffe Entscheidungen

Du hast jetzt eine Shortlist von potentiellen IT-Firmen. Die nächsten Fragen helfen dir dabei, die Unterschiede der einzelnen Unternehmen herauszuarbeiten. Entscheide dich für den IT-Partner, der am besten zu deinem Unternehmen passt.

Wird dein Business verstanden?
Ein IT-Partner der deine Branche kennt, wird dein IT-Projekt mit viel größerer Wahrscheinlichkeit termingerecht und innerhalb des Budgets abwickeln, als eine IT-Firma die keine Erfahrung mit den Besonderheiten deiner Branche hat.

Wie ist die Arbeitsweise?
Du benötigst nicht nur einen Partner der deine Branche kennt, sondern auch jemanden, der dich in deiner Arbeitsweise ergänzt. Nur so entfaltet die Partnerschaft das volle Potential.

Check die Webseiten der IT-Unternehmen, um dir folgende Frage zu beantworten:

  • Teilt das Unternehmen deine Werte? Ein Partner der nicht deine Werte und Standards teilt, passt nicht zu dir, da es deine Glaubwürdigkeit untergräbt.
  • Wie ist die Arbeitsweise des Unternehmens? Der ideale IT-Partner bietet eine Arbeitskultur, die zu deinem Unternehmen passt. Das ist die Basis dafür, dass die Teams auf beiden Seiten erfolgreich zusammenarbeiten.

Auf den ersten Blick schauen diese Fragen nicht besonders relevant aus. Aber denk daran, dass eine Zusammenarbeit meist langfristig ist. Oft sind es gerade diese „Soft Facts“ die eine erfolgreiche Partnerschaft ausmachen.

Wie groß ist die Erfahrung?
Schau dir die Referenzen der Unternehmen an. Wurden schon ähnliche IT-Projekte umgesetzt? Wenn ja, dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass auch dein Projekt erfolgreich gemanagt wird. Gute Referenzen und zufriedene Kunden sind auf jeden Fall ein sehr gutes Zeichen.
Besteht ein Partnerstatus für die verwendete Software und Technologie? Große Unternehmen wie Microsoft, Veeam, Hewlett Packard Enterprise (HPE), Barracuda und Dell zertifizieren ihre IT-Servicepartner um Know-how und höchste Qualität für die Implementierung zu gewährleisten.

Wie ist der Support nach dem Projektende?
Gutes Projektmanagement endet nicht an dem Tag, an dem die IT-Systeme live gehen. Das neue IT-Unternehmen muss auch nach dem Launch sicherstellen können, dass alle Systeme weiterhin ordnungsgemäß laufen. Ein guter IT-Partner bietet IT-Support, eine proaktive IT-Wartung und Schulungen für Mitarbeiter.

Wie wird mit Problemen umgegangen?
Kein IT-Projekt läuft perfekt und ohne Reibungspunkte ab. Deswegen ist es wichtig zu wissen, wie dein zukünftiger Partner mit Schwierigkeiten und Problemstellungen umgeht. Vielleicht gibt es die Möglichkeit mit bestehenden Kunden Kontakt aufzunehmen, um hier einen Erfahrungsbericht aus erster Hand zu bekommen.

Wie wird kommuniziert?
Im Zuge dieses Auswahlverfahrens bekommst du einen ersten Eindruck, wie gut das jeweilige Unternehmen kommuniziert. Werden Anfragen schnell und kompetent beantwortet? Sind die Antworten und Erklärungen transparent, verständlich und glaubwürdig? Welchen Eindruck hinterlassen die handelnden Personen. Neben dem Geschäftsführer und dem Key Account Manager ist es wichtig auch alle anderen Mitarbeiter (z.B. Techniker) kennen zu lernen, mit denen man im Tagesgeschäft zu tun haben wird. Eine professionelle Kommunikation ist ein guter Indikator dafür, dass auch dein IT-Projekt gut gemanagt wird.

Wirst du gefordert?
Die Versuchung ist groß einen IT-Partner zu auswählen, der genau das umsetzt, was gewünscht wird.
Aber führt das auch zum besten Ergebnis? Meistens nicht. Ein guter IT-Partner sollte dich auch challengen können. Er bringt eigene Ideen und Lösungsvorschläge ein, wie das Projekt noch besser abgewickelt werden kann. So kommen Themen zu Sprache, an die du vielleicht noch gar nicht gedacht hast. Das hilft dabei IT-Projekte für beide Seiten bestmöglich umzusetzen.

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Mit der stetig zunehmenden Komplexität von IT-Systemen gilt es das „große Ganze“ im Blick zu behalten. IT-Themen können nicht isoliert betrachtet werden. Sie greifen ineinander, bauen aufeinander auf und ergänzen sich. Unser Ziel ist eine funktionierende, zukunftsfähige und skalierbare Unternehmens-IT zu schaffen.

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