Datensicherung für KMU: Ein Leitfaden für eine sichere Backup-Strategie

Datensicherung für KMU - Titelbild

Professionelle Datensicherung ist für alle Unternehmen überlebenswichtig. Ein Festplattencrash, Ransomware oder Krypto-Viren können über Nacht zum Supergau eskalieren. Welche Daten sind wichtig und wie schnell sind sie im Worst-Case-Szenario wiederherstellbar? Eine grundlegende Frage, deren Beantwortung für jeden Unternehmer in Fleisch und Blut übergehen sollte.

Dieser Artikel bietet einen kompakten Überblick über die Grundlagen der Datensicherung und einen Einblick in die damit verbundenen Backup-Strategien. Mit präventiven Schutzmaßnahmen zur Datensicherung steigerst du deine IT-Sicherheit und machst dein Unternehmen zukunftsfit.

Backup-Leitfaden

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Checkliste herunter.

Warum ist Datensicherung wichtig?

Die Wahrscheinlichkeit, dass du als Unternehmer niemals auf deine Datensicherung zurückgreifen musst, ist sehr gering. Regelmäßige Datensicherung beziehungsweise Datenbackups sind für alle Unternehmen ein Muss. Zu zahlreich sind die Möglichkeiten, wichtige Unternehmens- und Kundendaten für immer zu verlieren. Hier ein bereits gekündigter Mitarbeiter, der „versehentlich“ einen wichtigen Ordner löscht, dort ein ausgewachsener Festplattencrash, der die komplette Firmen-IT in den Untergrund befördert.

Oder noch viel schlimmer und vor allem auch wahrscheinlicher: Ein Verschlüsselungstrojaner, welcher alle Daten verschlüsselt und somit unbrauchbar macht. Nach dem verhängnisvollen Klick auf einen falschen Link erscheint eine Nachricht auf dem Bildschirm und informiert den Unglücklichen über die soeben vorgenommene Verschlüsselung und weist darauf hin, dass man gegen Zahlung eines bestimmten Betrages, eine Software zum Entschlüsseln der Dateien erwerben könne. Entschließt man sich, das „Lösegeld“ zu zahlen, ist damit nicht garantiert, dass die Entschlüsselung auch wirklich klappt.

Datenverlust kann auch durch elementare Ereignisse wie Hochwasser, Feuer oder Diebstahl und Vandalismus entstehen.

Deswegen ist es wichtig, eine Datensicherungsstrategie zu haben, sodass im Ernstfall alles Wichtige erhalten bleibt.

Diese Kosten-Nutzen-Rechnung hilft dir bei der richtigen Datensicherungs-Strategie.

Angesichts steigender Sicherheitsrisiken ist es verwunderlich, dass viele Unternehmen das Thema Datensicherung und -Backup immer noch auf die leichte Schulter nehmen. Besonders kleine und mittelständische Betriebe schrecken vor dem vermeintlichen Aufwand zurück, eine durchgehende Datensicherungsstrategie zu entwerfen. Was sie außer Acht lassen ist, dass Aufwand und Kosten nach einem Datenverlust um ein Vielfaches größer sind als eine kontinuierliche Speicherung.

Wenn’s um deine Datensicherung geht, ist die Rechnung ganz einfach. Stelle dir folgende Fragen:

  • Wie lange ist es für mein Unternehmen vertretbar, dass die IT-Systeme ausfallen?

  • Wie relevant sind die vorhandenen elektronischen Daten für das Funktionieren und Überleben meines Unternehmens?

Die Antworten auf diese Fragen unterscheiden sich von Firma zu Firma erheblich. Eine Tischlerei mit fünf Mitarbeitern und einem Chef, der fast alle seine Kunden und Lieferanten persönlich kennt, kann einen IT-Ausfall klarerweise leichter (und länger) verkraften als eine Steuerberatungskanzlei mit hunderten Kunden, sensiblen Daten und verbindlich vorgegebenen Terminen (Umsatzsteuermeldungen an das Finanzamt, Jahresabschlüsse usw.).

Probleme mit dem Finanzamt durch korrekte Datensicherung vermeiden

Stell dir vor, das Finanzamt fordert wichtige Unterlagen an, doch leider hast du einen Datenverlust zu beklagen. Berücksichtige daher immer, dass Finanz-Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen von Gesetzes wegen für mindestens sieben Jahre aufzubewahren sind.

Auch alle elektronischen Aufzeichnungen einer Registrierkasse unterliegen dieser Aufbewahrungspflicht. Und man darf eigentlich davon ausgehen, dass sich das Finanzamt hier nicht mit dem „Erinnerungsvermögen“ des Chefs zufriedengeben wird. Professionelle Backup-Lösungen können solche Anforderungen von vornherein berücksichtigen.

Datensicherung und Aufbewahrungsfristen

Wie oft muss Datensicherung gemacht werden?

Jede sinnvolle Datensicherungs-Strategie muss sich an den Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens orientieren, auch um in der Folge den Aufwand und die Kosten im Rahmen zu halten.

Als generelle Experten-Faustregel gilt:

Einmal wöchentlich eine komplette Sicherung.