Datensicherung: professionelle Tipps für Unternehmen

Datensicherung

Ein falscher Mausklick und weg ist sie – die Arbeit von mehreren Wochen oder gar Monaten. Alle Konzepte, Pläne, Rechnungen und Kundendaten verschwunden, irgendwo im virtuellen Nirvana. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen beginnt danach oft der Kampf ums blanke Überleben.

Cyber Crime macht Datensicherung zum Muss

Regelmäßige Datensicherungen beziehungsweise -Backups sind für alle Unternehmen ein Muss. Zu zahlreich sind die Möglichkeiten, (über-)lebenswichtige Unternehmens- und Kundendaten für immer zu verlieren. Hier ein bereits gekündigter Mitarbeiter, der „versehentlich“ einen wichtigen Ordner löscht, dort ein ausgewachsener Festplattencrash, der die komplette Firmen-IT in den Untergrund befördert.

Oder noch viel schlimmer (und vor allem auch wahrscheinlicher): Der vermehrt auftretende Verschlüsselungstrojaner Locky, welcher Daten verschlüsselt und somit unbrauchbar macht. Der Trojaner verbreitet sich durch Microsoft Office-Dokumente im Anhang von E-Mails, die meist in Form von Rechnungen verschickt werden. Nach dem Öffnen der angehängten Datei wird der User aufgefordert, einen im Dokument enthaltenen Makro-Code auszuführen, um die Rechnung zu sehen.

Bestätigt er dies vorschnell, ist’s auch schon passiert. Der Trojaner verschlüsselt alle Dateien auf den infizierten PCs. Eine Nachricht auf dem Bildschirm informiert den User über die soeben vorgenommene Verschlüsselung und weist darauf hin, dass man gegen Zahlung eines bestimmten Betrages, eine Software zum Entschlüsseln der Dateien erwerben könne. Entschließt man sich das „Lösegeld“ zu zahlen, ist freilich damit nicht garantiert, dass die Entschlüsselung auch klappt.

Nicht vergessen darf man in diesem Sinne aber auch auf Elementarereignisse wie Hochwasser und Feuer, oder auf Einbrüche mit Diebstahl und Vandalismus.

Kosten-Nutzen-Rechnung anstellen

Angesichts steigender Sicherheitsrisiken ist es verwunderlich, dass viele Unternehmen das Thema Datensicherung und -Backup immer noch auf die leichte Schulter nehmen. Dabei schrecken besonders kleine und mittelständische Betriebe vor dem vermeintlichen Aufwand zurück, eine durchgehende Datensicherungsstrategie zu entwerfen. Dabei lassen sie leider außer Acht, dass Aufwand und Kosten nach einem Daten-GAU um ein Vielfaches größer sind, als eine kontinuierliche Speicherung.

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Im Grunde muss man sich nur zwei Fragen stellen und danach eine einfach Kosten-Nutzen-Rechnung anstellen.

Wie lange ist es für mein Unternehmen vertretbar, dass die Firmen IT ausfällt?

Wie relevant sind die vorhandenen elektronischen Daten für das Funktionieren meines Unternehmens?

Die Antworten werden sich von Firma zu Firma mitunter erheblich unterscheiden. Eine Tischlerei mit fünf Mitarbeitern und einem Chef, der fast alle seine Kunden und Lieferanten persönlich kennt, kann einen IT-Ausfall klarerweise leichter (und länger) verkraften als eine Steuerberatungskanzlei mit hunderten Kunden, sensiblen Daten und verbindlich vorgegebenen Terminen (Umsatzsteuermeldungen an das Finanzamt, Jahresabschlüsse usw.).

Achtung Aufbewahrungspflicht!

Zu beachten ist, dass (Finanz-)Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen von Gesetzes wegen für mindestens sieben Jahre aufzubewahren sind. Auch alle elektronischen Aufzeichnungen einer Registrierkasse unterliegen dieser Aufbewahrungspflicht. Und man darf eigentlich davon ausgehen, dass sich das Finanzamt hier nicht mit dem „Erinnerungsvermögen“ des Chefs zufriedengeben wird. Professionelle Backup-Lösungen können solche Anforderungen selbstverständlich von vornherein berücksichtigen.

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Die Experten-Faustregel zur Datensicherung

Überhaupt muss sich jede sinnvolle Datensicherungsstrategie an den Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens orientieren, auch um in der Folge den Aufwand und die Kosten im Rahmen zu halten.
Als generelle Experten-Faustregel gilt:

Einmal wöchentlich eine komplette Sicherung.

Täglich ein Backup jener Dateien, die an diesem Tag verändert wurden.

Freilich lassen sich diese Zeiträume, je nach Unternehmens-Anforderung auch verlängern oder verkürzen. Die Frage, die man sich hier stellen muss: „Welchen Datenverlust (in Arbeitstagen) kann ich problemlos verkraften?“. Hinzu kommt – wenn im Unternehmen benötigt – ein Backup des Mailservers, wobei dieses im Regelfall mehrmals täglich abläuft.

Wer übernimmt Verantwortung?

Auch sollte verbindlich geklärt werden, wer für das Datenbackup verantwortlich ist und über welchen Zeitraum die Backup-Dateien dann aufbewahrt werden sollten. Die Experten empfehlen hier mindestens einen Monat, aber je länger desto besser – und sicherer.


Datensicherung Teil 2

Der richtige Weg für dein Unternehmen


Datensicherung Teil 3

In 8 Schritten zur effektiven Datensicherung


Datensicherung Teil 4

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Sebastian Hinterseer

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Christian Lanner

Ist Fachjournalist mit Schwerpunkten IT, Gebäudeautomation, Consumer Electronic und Home Appliances. Er war unter anderen für die Computerzeitschrift „PC Austria“, die Tageszeitung „Die Presse“ sowie das Nachrichtenmagazin „Format“ tätig und danach langjähriger Chefredakteur des damals führenden Elektro-Branchenmagazins „Elektrojournal“. Nach seiner Tätigkeit als Chefredakteur des IT-Magazins „Monitor“, arbeitet der gebürtige Steirer jetzt als freier Journalist.

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