IT für Unternehmen: Tipps für Gründer und Selbständige

Jeder, der den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, muss sich mit seinen Anforderungen an die IT-Ausstattung auseinander setzten.

Im der Gründungsphase eines Unternehmens schafft man es vielleicht noch mit der privaten IT-Hardware, aber sobald das eigene Unternehmen am Start ist, wird eine professionelle IT-Ausstattung benötigt. Denn nicht alles was privat funktioniert, ist auch im Geschäftsleben ausreichend oder auch legal.

Gerade das Thema der Datenschutzpflichten wird oft von frischgebackenen Gründer unterschätzt. Mit der Anwendung der DSGVO ab dem 25. Mai 2018 drohen hier empfindliche Strafen, die ein Unternehmen schnell substanziell bedrohen können.

Wir empfehlen gleich zum Start eines neuen Unternehmens alle anfallenden Daten und Konten für Software u.Ä. zwischen „privat“ und „geschäftlich“ zu trennen. Diese organisatorische Umstellung macht sich bei der Übersichtlichkeit und Abrechnung schnell bezahlt.

So schaut ein professioneller Arbeitsplatz aus:

Dass Laptop und Drucker benötigt wird, ist den meisten klar. Aber hast du auch an Backups und Firewall gedacht? Das gehört zu einer professionellen Grundausstattung:

Datensicherung in der Cloud

Eine auf das Unternehmen abgestimmte Datensicherungs-Strategie ist von existentieller Bedeutung. Es muss nicht immer gleich ein extremer Fall wie ein Brand oder Diebstahl sein. Oft reicht schon ein kleiner Hardwarefehler oder ein Klick auf einen falschen Link und alle Unternehmens- und Kundendaten sind weg oder durch einen Virus verschlüsselt. Deshalb ist ein funktionierendes, redundantes Datensicherungs- & Backupkonzept für jedes Unternehmen überlebenswichtig.

Tipp: Eine alleinige Datensicherung bei einem der großen Cloud Anbieter wie Google, Microsoft, Amazon oder Apple genügt nicht und ist riskant. Auch bei den Betreibern dieser großen Cloud-Dienste können Daten verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden. Was glaubst du was passiert, wenn du bei einem dieser Anbieter wegen einer Datenwiederherstellung anrufst? Genau – nichts.

Deshalb vertraut die Mehrheit der Unternehmen auf die Cloud-Dienste der österreichischen Rechenzentren. Dort gibt es persönliche Ansprechpartner und Sicherheit betreffend der Speicherung der Daten.

Lokale Datensicherung

Zusätzlich zu einer Cloud-Lösung empfiehlt es sich die Daten auf einer externen Festplatte, auf einem lokalen NAS oder Backup Server zu speichern, je nachdem wie groß die Datenmenge ist. Eine lokale Speicherung ist besonders wichtig, wenn sehr kurzfristig Daten zurückgespielt werden müssen. Etwa wenn ein Ordner versehentlich gelöscht wird, wenn eine Datei nicht mehr lesbar ist (oft durch einem Systemfehler verursacht) oder die Festplatte den Geist aufgibt.

Bei einem Online Backup ist die vorhandene Internetbandbreite oft ein limitierender Faktor. Ein größeres Online Backup kann dann oft 12 Stunden und länger dauern, eine lokale Speicherung ist um ein vielfaches schneller.

Tipp 1: Bei allen Backup-Lösungen ist es wichtig, dass diese automatisiert ablaufen. In der Hektik des Tagesgeschäftes denkt niemand daran seine Daten regelmäßig zu sichern und zu archivieren.

Tipp 2: Kombinieren Sie unterschiedlichen Speichermethoden:

• automatische Speicherung der Daten online ins Rechenzentrum
• Speicherung der Daten vor Ort und
• eine Kopie davon an einem anderen Ort

Schutz vor Cyber-Angriffen und internen Missbrauch.

Du musst deine  Daten nicht nur speichern, sondern auch vor unerlaubten Zugriffen schützen. Nicht nur professionell organisierte Cyber-Kriminelle, auch motivierte Laien können nach einer Internetrecherche einen Virus nach Anleitung programmieren und sich so Zugriff auf einen Rechner oder ein Firmennetzwerk zu verschaffen.

Und sobald es mehrere Mitarbeiter im Unternehmen gibt, muss auch der interne Zugriff auf die personenbezogenen Daten, laut DSGVO geregelt werden. Denn du bist als Unternehmer verantwortlich und haftbar für den Schutz und der Verarbeitung dieser Daten.

5 Punkte für ein Mindestmaß an IT-Sicherheit:

Diese fünf grundlegenden IT-Sicherheitsaspekte musst du beachten:

1. Die richtige Konfiguration für Ihren Internet/WLAN-Router
   Die Standard Router-Konfiguration des Internetproviders ist nicht ausreichend sicher !Was passiert dann? Für einen Hacker ist der Zugang zum Netzwerk via WLAN-Router eine einfache Sache. Deshalb ist es unter anderem wichtig, den Standardnamen des Routers und alle automatisch generierten Passwörter, inklusive den Administratoren-Zugangsdaten, zu ändern.

2. Externe Firewall
   Diese erkennt eine Bedrohung, bevor sie auf das Firmen-Netzwerk gelangt. Die Firewall schützt das Firmennetzwerk vor unerlaubten Zugriffen, sie kontrolliert die Verbindung zwischen unterschiedlichen Netzwerken, Z.B. zwischen Firmennetzwerk und dem Internet. Sie entscheidet nach definierten Regeln, welcher Internetverkehr durchgelassen oder blockiert wird. Für die richtige Konfiguration einer externen Firewall ist viel Expertenwissen notwendig, insbesondere dann, wenn von extern auf die Firmendaten zugegriffen werden soll. Auch bei einer Firewall ist ein regelmäßiges Update essentiell.
   Achtung: eine Firewall Software-Lösung am PC ersetzt keine externe Firewall.

3. Aktuelle Anti-Spam & Anti-Virus Software
   Nicht nur Windows Computer sondern auch Apple Computer benötigen einen Viren-Schutz. Es gibt zwar weniger Viren für Apple Computer, da Virenprogrammierer wirtschaftlich orientiert sind. Aber das bedeutet nicht, dass ein Mac grundsätzlich sicherer als ein Windows Rechner ist.

4. Korrekt lizenzierte Software
   Lizenzierte Software ist einerseits aus rechtlichen Gründen ratsam, denn Softwarehersteller kennen bei Unternehmen keinen Spaß. Es drohen Gerichtsverfahren und hohe Geldstrafen. Darüber hinaus werden beim Download von illegaler Software Virenbefall und Perforemance-Probleme der Hardware riskiert. Ein guter IT-Berater hat den Überblick über alle Lizenzierungsmodelle und hilft bei der Erhebung des Lizenzbedarfes, als auch bei der laufenden Überprüfung der Lizenzen (Lizenzverwaltung).

5. Und ganz wichtig: laufende Updates und Aktualisierungen aller Systeme und der Software

Fazit – die perfekte IT ist ein Maßanzug

Eine professionelle Firmen-IT wird immer auf die Anforderungen des Unternehmens und der Branche maßgeschneidert. Ein selbständiger Grafiker hat andere Anforderungen als eine 10-köpfige Anwaltskanzlei oder ein Artificial Intelligence Startup. Es gibt eine Vielzahl an Faktoren die eine Rolle spielen, zum Beispiel:

• Das Wachstum: welches Wachstum ist geplant, wie viele zusätzliche Arbeitsplätze werden in den nächsten Jahren benötigt?

• Der Standort: Ist das Unternehmen zentral oder dezentral organisiert? Ist ein Standortwechsel geplant oder notwendig?

• Gibt es mobile Arbeitsplätze?

• Anforderungen an die Hardware: wie viel Rechenleistung wird benötigt? Wie viele Seiten werden voraussichtlich gedruckt? Wie groß werden die zu verarbeitenden Datenmengen sein?

• Anforderungen an die Software: welche Programme werden für die Erledigung der Aufgaben benötigt? Welche Lizenzierungsmodelle bieten das beste Preis-/Leistungsverhältnis?

• Sonstige Austattung: werden Beamer, Audioanlage, TV-Systeme, Kameras für Videotelefonie benötig?

• Automatisierte Aufzeichnung: ist eine digitale Zutrittskontrolle vorgesehen? Soll es ein elektronisches Zeiterfassungssystem geben? Wird ein digitales Fuhrparkmanagement benötigt?

• Welche Internetanbindung ist am Standort möglich? Welche Bandbreiten sind für den Datenaustausch notwendig?

• Werden sensible Daten verarbeitet?

• Wird ein Festnetztelefon benötigt?

Tipp: Sind die finanziellen Mittel sehr eingeschränkt, ist es überlegenswert bestehende IT-Infrastruktur mitzubenutzen, Stichwort Shared Offices und Coworking Spaces. Somit lassen gerade bei der Firmengründung, die Investitionskosten niedrig halten.

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